In der Antragsphase kalkulieren alle Projektpartner jene Kosten, die im Laufe des Projektes bei ihnen anfallen werden. Diese Kosten bilden die Basis für die Vertragsverhandlungen, in denen Kosten gekürzt werden können.
Die Fördersumme, die dann schlussendlich im Grant Agreement festgeschrieben wird ist jene Summe bis zu dieser die Europäische Kommission das Projekt fördert – dieser Betrag kann sich nicht mehr erhöhen.

Da die Projektaufgaben so wie in Annex I des Grant Agreement vorgesehen vom Konsortium durchgeführt werden müssen, sollten alle Partner ihre Kosten so gut und genau wie möglich planen, da der Beitrag der Europäischen Kommission sich bei Fehlplanung nicht erhöht, die Arbeit aber durchgeführt werden muss.

Ein Beispiel der Kostenplanung finden Sie im Finanziellen Projektbeispiel ab S. 9 unter http://rp7.ffg.at/upload/medialibrary/Finanzielles_Projektbeispiel_FP7-MODEL_2011_01.pdf.

Im Antrag veranschlagen die Projektpartner ihre Personalkosten mittels Personenmonaten. Ein Personenmonat ist jener Betrag, den der/die ProjektmitarbeiterIn der Organisation kostet – es ist nicht das Bruttoeinkommen des/der MitarbeiterIn. Die Kosten des Arbeitgebers bestehen aus dem Gehalt, den Arbeitgeberabgaben und allen weiteren erstattungsfähigen Ausgaben des Arbeitgebers (z.B. könnten auch unter Umständen ein Firmenauto, Firmentelefon, etc. erstattungsfähig sein).
 
Sofern Personen aus verschiedenen Bereichen im Projekt mitarbeiten werden, die zu unterschiedlichen Einkommensgruppen gehören ist es sinnvoll einen Mischsatz zu bilden, der das Einkommensverhältnis widerspiegelt. Auch können die Kosten pro MitarbeiterIn genau geplant werden. Zu beachten ist auch immer die Länge des Projekts und damit einhergehend, dass im Antrag zukünftige Kosten veranschlagt werden. Daher müssen die Personalkosten mit einem gewissen Sicherheitspolster versehen sein, der z.B. vermutliche Gehaltserhöhung, Inflation, etc. beinhaltet.

Aus wievielen Stunden sich ein Personenmonat zusammensetzt, hängt immer von den tatsächlichen jährlichen produktiven Stunden einer Organisation ab, welche durch 12 (Monate) geteilt werden.
Die herangezogenen Arbeitsstunden pro Jahr sind abhängig von Urlaub, Krankheit sowie auch von den nationalen Feiertagen, die je nach Mitgliedsstaat variieren können. Auch kann es abhängig von der jeweiligen Branche, dem einzelnen Dienstvertrag usw. zu Unterschieden kommen.

Grundsätzlich berechnen sich die jährlichen Produktivstunden ohne Jahresurlaub, öffentliche Feiertage, Schulungen und krankheitsbedingte Fehlzeiten, z.B.:

Tage pro Jahr insgesamt:                365
Wochenenden:                              -104
Jahresurlaub:                                  -25
Gesetzliche Feiertage:                    -10
Krankheit:                                      -10
Sonstige Absenzen/Weiterbildung:     -5
Arbeitstage pro Jahr.                      211

Bei einer Tagesarbeitszeit von 8 Stunden würde sich ein Standard von 211 * 8 = 1688 Stunden ergeben. Daraus lässt sich errechnen, dass sich ein Personenmonat in diesem Beispiel aus 1688/12 = 140,67 Stunden zusammensetzt.

Kosten für Ausstattung, Geräte etc., die im Projekt verwendet werden, müssen auch veranschlagt werden. Sofern das Gerät eine gewissen Nutzungsdauer hat können nicht die gesamten Kosten veranschlagt werden, sondern nur der Teil, der auch abgerechnet werden kann.
Die Kosten für die Ausstattung werden unter jener Aktivität veranschlagt, unter der sie dann abgerechnet werden (unter Other direct costs oder unter RTD, etc.). Es darf nur die anteilige Abschreibung der Ausstattung (mit Bezug auf Nutzungsdauer und prozentueller Nutzung im Projekt) veranschlagt werden und nur sofern die Ausstattung noch einen Buchwert in der Organisation hat.

Beispiel zur Berechnung der Kosten für die Abschreibung im Projekt:

Kosten der Ausstattung:  100.000 EUR (exkl. USt)

Nutzungsdauer:               5 Jahre – Gerät wird linear über 5 Jahre abgeschrieben

Nutzung:                          zu 75% während 2 Jahren in einem 3-Jahres-Projekt

Berechnung:                   100.000 / 5 * 2 * 75% = 30.000 EUR

Für die Nutzung des Geräts können im Projekt 30.000 EUR veranschlagt werden.
  

Kosten im Projektantrag sowie auch die Kosten später im Vertrag sind immer nur geschätzt – in den Projektabrechnungen (Form C) dürfen immer nur die tatsächlichen Kosten verrechnet werden!