In Artikel 31 der Beteiligungsregeln für das 7. Rahmenprogramm sowie in Artikel II.14 des Annex II des Grant Agreement wird die Erstattungsfähigkeit von Kosten definiert.
Erstattungsfähige Kosten…
- müssen tatsächlich entstanden sein (reale, keine fiktive Kosten)
- müssen dem Zuwendungsempfänger entstanden sein (Belege sind bis zu fünf Jahre nach Projektende aufzubewahren)
- müssen während der Dauer des Projekts entstanden sein (Ausnahme: Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung des Abschlussberichtes – bis 60 Tage nach Ende des Projekts möglich)
- müssen im Einklang mit den üblichen Rechnungslegungs- und Managementgrundsätzen des Zuwendungsempfängers ermittelt worden sein
- müssen einzig dem Zweck der Projektzielerreichung dienen (nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz entstanden sein)
- sie müssen in den Büchern des Zuwendungsempfängers erfasst und nachweisbar sein
- sie müssen im veranschlagten Gesamtbudget in Annex I (estimated budget) angegeben sein
Nicht erstattungsfähige Kosten sind…
- feststellbare indirekte Steuern, einschließlich der Mehrwertsteuer/USt
- Abgaben (Zölle, etc.)
- Schuldzinsen
- Rückstellungen für eventuelle künftige Verluste oder Verbindlichkeiten
- Wechselkursverluste, Kosten in Verbindung mit Kapitalerträgen
- im Zusammenhang mit einem anderen Gemeinschaftsprojekt angegebene, angefallene oder erstattete Kosten (Vermeidung von Doppelförderung)
- Verbindlichkeiten und damit verbundene Zinsen, übermäßige bzw. leichtfertige Ausgaben