Grundsätzlich muss das Konsortium dazu fähig sein, das gesamte Projekt selbst durchzuführen. In Ausnahmefällen sind die Kosten für Subcontracting jedoch erstattungsfähig.
Dabei gelten folgende Bedingungen:

• Der Unterauftrag darf grds. nicht Kernaufgaben des Projektes betreffen („core elements“ of the project).
• Der/Die KoordinatorIn darf seine/ihre vordefinierten Aufgaben des Artikel II.2.3 Grant Agreement (Management des Konsortiums) nicht als Unterauftrag vergeben.
• Die Aufgaben des Subcontractors und die geschätzten Kosten müssen bereits im Antrag angegeben werden.
• Es müssen verschiedene Vergleichsangebote eingeholt werden (best price-quality ratio – zumindest drei Angebote).
• Öffentliche Auftraggeber müssen bei der Vergabe von Unteraufträgen Ausschreibungen gemäß dem Vergabegesetz durchführen.
• Sofern ein Partner bereits einen Rahmenvertrag mit dem potentiellen Subcontractor hat, der vor dem Beginn des Projektes mit diesem abgeschlossen wurde und der auf Dauer angelegt ist, kann er diesen als Unterauftragnehmer beschäftigen ohne Angebote einholen zu müssen.
• Die Vergabe von Unteraufträgen innerhalb des Konsortiums ist nicht möglich.
• Der Vertrag mit dem Subauftragsnehmer muss unter anderem Prüfrechte der Europäischen Kommission und des Europäischen Rechnungshofes für den Subauftrag sicherstellen (Artikel II.3 Grant Agreement) sowie gewährleisten, dass das geistige Eigentum, welches vom Subcontractor geschaffen wird, auf den Zuwendungsempfänger übergeht.

Falls erforderlich, können auch während der Projektlaufzeit kleinere Unteraufträge für sogenannte Minor tasks oder geringfügige Aufgaben vergeben werden. Dies ist zB. für das Catering einer Konferenz, Organisation der Räume für eine Besprechung oder Druck von Broschüren etc. möglich. Die Kosten können gegenüber der Kommission als erstattungsfähig geltend gemacht werden obwohl diese Minor tasks nicht im Vertrag in Annex I angegeben sind (da ihre Bedeutung per Definition geringfügig ist).
Auch die Vergabe von Minor tasks muss nach dem best price-quality Verhältnis erfolgen. Minor tasks werden unter Subcontracting abgerechnet.

Ausführliche Informationen zu Subcontracting finden Sie im Finanzleitfaden unter „Article II.7.2 – Tasks which can be subcontracted and conditions“.