Für alle ab Juli 2012 veröffentlichten Ausschreibungen im 7. Rahmenprogramm erfolgt die Einreichung direkt im Participant Portal über das elektronisches System SEP (Submission and Evaluation Platform). Somit sind nun alle Funktionen für die Abwicklung von EU-Projekten im Participant Portal vereint. SEP beruht auf der Formulartechnologie von Adobe und führt Sie Schritt für Schritt durch den Einreichungsprozess. Das Vorgängersystem EPSS wird u.a. für die bereits laufenden Marie Curie-Calls weiter verwendet. Beschäftigen Sie sich rechtzeitig mit SEP und sparen Sie so später wertvolle Zeit!

Im Participant Portal finden Sie direkt bei der jeweiligen Ausschreibung den Bereich „Electronic Proposal Submission“. Nachdem Sie den passenden Eintrag aus dem Drop-Down-Menü ausgewählt haben, werden Sie auf die Seite des European Commission Authentication Service (ECAS) weitergeleitet, wo Sie sich mit Ihren ECAS-Zugangsdaten in SEP einloggen können. 
Sollten Sie noch über keinen ECAS-Zugang verfügen, können Sie sich beim European Commission Authentication Service (ECAS) dafür registrieren.
Außerdem benötigen Sie im Lauf der elektronischen Einreichung den neunstelligen Participant Identification Code (PIC) Ihrer Organisation. Wenn Ihre Organisation das erste Mal an einer Einreichung im 7. Rahmenprogramm beteiligt ist und daher noch keinen PIC hat, können Sie bei der Unique Registration Facility (URF) einen PIC anfordern. Auch dafür benötigen Sie einen ECAS-Zugang (s.o.).

Auf Ihrem Computer muss Adobe Acrobat Reader 9 oder höher installiert sein. Die aktuelle Version des Acrobat Reader können Sie sich hier herunter laden.

Bei Fragen steht Ihnen der SEP-Service Desk unter der Telefonnummer +32 2 29 92222 (Mo.-Do. von 9:00 bis 18:00 Uhr und Fr. von 9:00 bis 17:00 Uhr) sowie per E-Mail unter [email protected] zur Verfügung. Das SEP-Handbuch können Sie hier herunter laden.

1. Log-In
Der Zugang zu SEP befindet sich im Participant Portal direkt bei der jeweiligen Ausschreibung im Bereich „Electronic Proposal Submission“. Wählen Sie unter „available funding scheme(s)“ bzw. “available activity topics“ den passenden Eintrag aus dem Drop-Down-Menü aus und loggen Sie sich mit Ihren ECAS-Zugangsdaten ein.

2. Bestätigung des Förderungsschemas
Nach dem Log-In bestätigen Sie das bereits vorausgewählte Förderungsschema.

3. Eingabe der Projektdaten im Überblick
Nach Eingabe des PIC Ihrer Organisation werden die entsprechenden Daten automatisch vom System ergänzt. Wenn nötig, können Fehler direkt in SEP korrigiert werden (die Änderungen gelten in diesem Fall nur für das aktuelle Proposal). Geben Sie nun das Projektakronym, ein vorläufiges Abstract (max. 2.000 Zeichen) und den „Activity Code“ ein.

4. Zusammenstellung des Konsortiums (bzw. Angabe von Referenzen bei Marie-Cure-Maßnahmen)
Sie können nun weitere TeilnehmerInnen einladen, Kontaktpersonen hinzufügen, TeilnehmerInnen löschen, die Reihenfolge der TeilnehmerInnen ändern sowie bei bei Marie-Cure-Maßnahmen bis zu drei Personen als Referenz angeben.

5. Ausfüllen der Formulare, Hochladen der Dokumente, Druckvorschau, Einreichung
Nun füllen Sie die angezeigten Formulare online (empfohlen) oder offline aus und laden das „Part B“ Ihres Proposals hoch. Sobald Sie auf „SUBMIT“ drücken, wird das Proposal automatisch validiert und an die Europäische Kommission abgeschickt.

6. Statusseite des Proposals
Hier haben Sie die Möglichkeit, das eingereichte Proposal herunterzuladen, um es zu überprüfen, sowie – bis zur Deadline – Änderungen durchzuführen oder das Proposal zurückzuziehen.

1. Einladung durch den/die KoordinatorIn und Log-In
Wenn der Koordinator Sie mittels Ihrer E-Mail-Adresse als Partner-Kontakt definiert, werden Sie automatisch von SEP verständigt. Wenn Sie bereits ein ECAS-Passwort besitzen, loggen Sie sich wie gewohnt beim Participant Portal ein. Sie haben dann Zugang zum Antrag unter dem Karteireiter „My Proposals“.

2. Ausfüllen der Formulare für PartnerInnen
Sobald Sie sich eingeloggt haben, können Sie die elektronischen Formulare mit dem Button „Show my Sections“ aufrufen und ausfüllen.

3. Überprüfung der Daten
Wenn Sie die Formulare fertig ausgefüllt haben, überprüfen Sie mit dem Button „Validate Forms“ am unteren Ende der Seite, dass keine Validierungsfehler enthalten sind.

Machen Sie sich rechtzeitig mit SEP vertraut. Planen Sie genügend Zeit ein, um bereits einige Tage vor der Deadline eine vorläufige Version Ihres Proposals einzureichen. Es empfiehlt sich, das eingereichte Proposal herunterzuladen, nochmals genau zu überprüfen und allfällige Fehler zu verbessern.

Bis zur Deadline können Sie noch Änderungen vornehmen oder Ihre Einreichung zurückzuziehen. Laden Sie die endgültige Version rechtzeitig vor der Deadline hoch, um die Einreichung jedenfalls rechtzeitig abschließen zu können.

Bitte beachten Sie:

• In SEP bekommt jede/r BenutzerIn ein persönliches Password zugewiesen. Dieses Password ermöglicht den Zugriff auf alle Daten der/des jeweiligen BenutzerIn (Projektvorschläge, laufende  Projekte und Kostenaufstellungen sämtlicher Projekte). Wenn Sie Ihr Password weiter geben,  ermöglichen Sie es anderen Personen, auf all diese Daten zuzugreifen!
• Sie werden erst nach 13 Stunden automatisch aus dem System ausgeloggt. Um sich selbst auszuloggen, müssen Sie Ihren Internet-Browser schließen. 
• Wenn Sie SEP nicht an Ihrem eigenen Computer benützen oder Sicherheitsbedenken haben, schließen Sie beim Verlassen des Computers die Submission Session und speichern Sie keine PDFs auf der Festplatte des Computers.  
• Die in SEP eingegebenen Daten werden verschlüsselt übertragen. Manche Internet-Browser können Sie auffordern, ein Sicherheitszertifikat zu installierten. Bitte kommen Sie dieser Aufforderung nach, um ein einwandfreies Funktionieren des Systems zu gewährleisten.