Für Finanzhilfevereinbarungen (Grant Agreements), die ab 1.1.2013 abgeschlossen werden, kann das Form C nur noch elektronisch unterzeichnet und eingereicht werden.

Ablauf der elektronischen Unterzeichnung im Participant Portal:

1. Der Participant Contact weist dem Projekt einen oder mehrere „FSIGN(s)“ aus der vom LEAR erstellten Liste zu (für Details siehe unten: Neue Rolle im Participant Portal: „FSIGN“)

2. Der Participant Contact bzw. ein Task Manager bereitet das Form C vor (wie bisher)

3. Wenn nötig lädt der Participant Contact oder ein Task Manager einen Scan des Certificate on the Financial Statements (CFS) und/oder des Methodenzertifikates hoch (das Original ist vom Förderungsempfänger aufzubewahren)

4. Danach markiert der Participant Contact das Form C als „ready for signature“; an den/die FSIGN(s) wird eine automatisierte Benachrichtigung verschickt

5. Ein FSIGN „unterzeichnet“ das Form C elektronisch und „submittet“ es an den Koordinator (sollten dem Projekt mehrere FSIGNs zugeordnet sein, so kann trotzdem nur ein FSIGN das Form C unterschreiben; hier gilt das Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“). Für die elektronische Signatur sind keine weiteren technischen Voraussetzungen erforderlich

6. Der Koordinator kann das Form C für Korrekturen an den Partner zurückverweisen, der Ablauf beginnt damit von vorne.

7. Teilnehmer, die über die Spezialklausel Nr. 10 mit einer Third Party verbunden sind, müssen für diese ein eigenes Form C ausfüllen und ohne elektronische Signatur an den Koordinator „submitten“. Das Form C der Third Party muss auch weiterhin ausgedruckt und händisch unterschrieben werden. Der unterschriebene Ausdruck ist in den Unterlagen des Teilnehmers aufzubewahren (aber nicht an die Kommission zu schicken).

8. Der Koordinator reicht die elektronischen Forms C gemeinsam mit dem Periodic Report als Paket („Periodic Report Package“) bei der Europäischen Kommission ein und erhält für jedes Form C eine eigene Empfangsbestätigung

9. Ein Nachreichen eines „verspäteten“ Form C ist erst mit dem „Periodic Report Package“  der nächsten Reportingperiode möglich! 
 

Für vor dem 1.1.2013 unterzeichnete Grant Agreements gelten die bisherigen Regelungen auch weiterhin. Die EU-Kommission lädt aber alle Konsortien ein, freiwillig auf das neue System umzusteigen. Für den Umstieg ist ein vereinfachtes Amendment erforderlich, für das die Europäische Kommission Musterbriefe zur Verfügung stellt.

Um auf das neue System umzusteigen, tragen Sie einfach die Daten Ihres Projekts in den entsprechenden Musterbrief ein. Der Brief ist durch den/die im Artikel 1.1 des Grant Agreement festgelegten VertreterIn des Koordinators zu unterschreiben, und per Post an die in Artikel 8 des Grant Agreement angegebene Adresse zu schicken. Achtung: Der Umstieg ist immer nur für das gesamte Konsortium, nicht aber für einzelne Partner möglich. Bitte besprechen Sie den Umstieg daher zuerst im Konsortium und holen Sie die Zustimmung der Projektpartner ein. Bitte bedenken Sie auch, dass im „neuen System“ jede Organisation einen LEAR benötigt.

Die Musterbriefe sowie weiterführende Informationen zum Thema finden Sie ganz unten auf dieser Seite im Bereich „Downloads".

Im Participant Portal wird eine neue Rolle, der "Financial Statement Authorised Signatory" („FSIGN“) eingerichtet. Der FSIGN wird durch den LEAR bzw. dessen Account Administrator unter „Organisation Roles“ autorisiert. Daher wird die Ernennung eines LEAR hinkünftig für alle Organisationen verpflichtend.

Pro Organisation können unbegrenzt viele FSIGNs ernannt werden, wobei auch eingeschränkte Zuständigkeiten der einzelnen FSIGNs (z.B. für bestimmte Abteilungen, Institute oder Fakultäten) vom LEAR vermerkt werden können.
Es ist auch möglich, einem Projekt mehrere FSIGNs zuzuordnen, damit im Fall von Abwesenheiten immer ein FSIGN zur Verfügung steht. In diesem Fall erhalten alle FSIGNs, die dem Projekt zugeordnet sind, die Nachricht „Ready for Signature“. Achtung: Auch wenn für ein Projekt mehrere FSIGNs nominiert sind, kann jedes Form C nur von einem FSIGN unterschrieben werden! Sobald ein (beliebiger, dem Projekt zugeordneter) FSIGN unterschrieben hat, ist eine weitere Genehmigung nicht mehr möglich. Sollten es interne Regelungen erfordern, dass zwei oder mehr Personen unterschreiben, so ist dieser Prozess organisationsintern zu organisieren.

• Rollen im Participant Portal: http://rp7.ffg.at/rp7_participant_portal_rollen
• Videopräsentation über die elektronische Signatur des Form C: http://scic.ec.europa.eu/streaming/index.php?es=2&sessionno=a8166da05c5a094f7dc03724b41886e5