FFG 7. Rahmenprogramm - Personalkosten

Zeitaufzeichnung

Ein wirksames Zeiterfassungssystem ist eine Voraussetzung für die Erstattungsfähigkeit der Personalkosten. Die Zeitaufzeichnung ist mittels sinnvoller Hilfsbehelfe (z.B. „time sheets“) für jede(n) einzelne(n) ProjektmitarbeiterIn über das gesamte Jahr, für das Personalkosten geltend gemacht werden sollen, zu führen (auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis).
Die Aufzeichnung muss auf Papier oder computerunterstützt gemäß der üblichen Organisationspraxis durchgeführt werden. Jedes time sheet eines Projektmitarbeiters/einer Projektmitarbeiterin muss auf jeden Fall vom/von der ProjektmitarbeiterIn unterzeichnet und durch den/die ProjektmanagerIn oder eine(n) andere(n) Vorgesetzte(n) genehmigt werden (Unterschrift).

Zeiterfassungsbögen müssen mindestens folgende Basisinformationen enthalten:

vollständiger Name der Organisation
Vor- und Zuname sowie Unterschrift des Projektmitarbeiters/der Projektmitarbeiterin
Titel des Forschungsprojekts (wie im EU Fördervertrag – „Grant Agreement“)
Projektnummer der Buchhaltung (z.B. Kostenstelle)
den betreffenden Zeitraum (z.B. Tages-, Wochen-, Monatsbasis) gemäß der üblichen Praxis der Organisation
Arbeitsstunden des Tages
Anzahl der im Rahmen des Projekts geltend gemachten Stunden (müssen belegbar sein)
Vor- und Zuname sowie Unterschrift des/der Projektverantwortlichen/Vorgesetzten
Absenzen durch Urlaub, Krankheit, Reisen oder auf Grund andere Verhinderungen

Die Kommission empfiehlt, dass das Zeiterfassungssystem folgende zusätzliche Kriterien erfüllt:

eine Referenz zu den Tasks oder zum Workpackage der Description of Work, um die Abstimmung zwischen der verrichteten und der geplanten Arbeit zu erleichtern
eine Referenz zur Aktivität (RTD, Management, Other), der die Arbeit zugeschrieben wird
eine Beschreibung der von den ProjektmitarbeiterInnen durchgeführten Aktivitäten um die verrichtete Arbeit verstehen und im Falle eines technischen Audits auch rechtfertigen zu können

Bei Personen, die an mehreren (EU-)Projekten arbeiten, muss die Zeitaufzeichnung die Nachvollziehbarkeit aller Stunden der ProjektmitarbeiterInnen zulassen. Daher muss die gesamte Arbeitszeit aufgezeichnet, auf die einzelnen (EU-)Projekte aufgegliedert und die Stunden den verschiedenen Aktivitäten (Research & Development, Demonstration, Management, Other) zugeordnet werden.

In diesem Zusammenhang muss daran erinnert werden, dass ein effektives Zeiterfassungssystem (ein System, das die Richtigkeit der gearbeiteten Stunden nachweist) eine Voraussetzung für die Erstattungsfähigkeit der Kosten ist. Ein Vertrag oder ein anderes Dokument, das vor Durchführung der Arbeit unterzeichnet wird, ist nicht ausreichend.

Die oben genannten Elemente müssen auf jeden Fall in der Zeiterfassung enthalten sein - eine detailliertere Aufzeichnung ist jedoch immer möglich.

Ein vom deutschen EU-Büro und der nationalen Kontaktstelle Deutschlands erstelltes und von der EU Kommission genehmigtes Modell eines time sheet finden Sie unter http://www.forschungsrahmenprogramm.de/_media/timesheet.xls.

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