Zu Beginn muss gesagt werden, dass jene Kosten und Stundensätze, die im Budget veranschlagt wurden, zumeist nicht die Kosten sind, die abgerechnet werden können. Zwischen Veranschlagung und Abrechnung vergehen mehrere Jahre - auch noch so genaue Schätzungen werden an die Realität der tatsächlichen Rechnungen nicht herankommen.

Die Tabelle unten zeigt Beispiele wie budgetiert wurde, welche Kosten dann tatsächlich angefallen sind und welche am Ende der Europäischen Kommission verrechnet werden konnten. Hierbei wird deutlich, dass diese stark voneinander abweichen können.

In Artikel 31 der Beteiligungsregeln für das 7. Rahmenprogramm sowie in Artikel II.14 des Annex II des Grant Agreement wird die Erstattungsfähigkeit von Kosten definiert. Alle Kosten müssen den unten angeführten Vorgaben entsprechen. Sofern dies nicht der Fall ist können sie nicht im EU-Projekt abgerechnet werden.

• ...müssen tatsächlich entstanden sein (Kosten müssen real sein, es dürfen keine fiktiven Kosten, keine veranschlagten Kosten abgerechnet werden)
• ...müssen dem Zuwendungsempfänger entstanden sein (Belege sind bis zu fünf Jahre nach Projektende aufzubewahren! Achtung - bei Projekten mit Laufzeit über 2 Jahren sind die Belege länger aufzubewahren als nach den nationalen österreichischen Vorschriften)
• ...müssen während der Dauer des Projekts entstanden sein (Ausnahme: Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung des Abschlussberichtes – bis 60 Tage nach Ende des Projekts möglich. Kosten, die vor Beginn des Projekts anfallen (z.B. Kosten für Kick-Off Meeting) können bei periodengerechter Buchführung (accrual accounting) mit Hilfe einer Reservierungsbuchung in der Projektlaufzeit gebucht werden - es gilt das Buchungsdatum als Entstehungsdatum der Kosten)
• ...müssen im Einklang mit den üblichen Rechnungslegungs- und Managementgrundsätzen des Zuwendungsempfängers ermittelt worden sein (Die Grundsätze müssen den nationalen Vorgaben entsprechen. Es dürfen keine von der Praxis des Zuwendungsempfänger abweichenden "EU"-Grundsätze geschaffen werden - sie dürfen jedoch nicht Annex II GA widersprechen und müssen gegebenenfalls angepasst werden. Kosten, die nicht begründet werden können, gelten prinzipiell als nicht erstattungsfähig.)
• ...müssen einzig dem Zweck der Projektzielerreichung dienen (Die Kosten müssen nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz entstanden sein - sie dürfen keine Unterhaltungs- oder Entertainmentkosten beinhalten wie Abendessen, Ausflüge etc.)
• ...müssen in den Büchern des Zuwendungsempfängers erfasst und nachweisbar sein (Sofern Dritte einen Beitrag im Projekt leisten - z.B. third parties mit der Spezialklausel Nr. 10, Dritte, die Ressourcen zur Verfügung stellen oder Subauftragsnehmer - so müssen die Kosten in den Büchern der Dritten erfasst sein)
• ...müssen im veranschlagten Gesamtbudget angegeben sein (Der in Annex I beschriebene Budgetvoranschlag ist wie der Name sagt ein estimated budget. Es besteht die Möglichkeit, ohne Änderung des Grant Agreement bestimmte Kostentransfers innerhalb der Budgetsumme vorzunehmen. Dazu gelten die Bedingungen aus Artikel 5.2 des Grant Agreement - der Projektofficer der Kommission ist vom Koordinator über solche Kostentransfers zu unterrichten)
  

• feststellbare indirekte Steuern, einschließlich der Mehrwertsteuer/USt, etc.
• Abgaben (Zölle, etc.)
• Schuldzinsen
• Rückstellungen für eventuelle künftige Verluste oder Verbindlichkeiten
• Wechselkursverluste, Kosten in Verbindung mit Kapitalerträgen (z.B. wenn als Vergütung für die Arbeiten im Rahmen des Projekts Dividenden gezahlt werden)
• im Zusammenhang mit einem anderen Gemeinschaftsprojekt angegebene, angefallene oder erstattete Kosten (Verbot von Doppelförderung)
• Verbindlichkeiten und damit verbundene Zinsen, übermäßige bzw. leichtfertige Ausgaben (z.B. wenn mehr als die vorherrschenden Marktsätze gezahlt oder bei der Auswahl von Produkten, Leistungen und Personal nicht sorgfältig vorgegangen wird und dadurch ein vermeidbarer finanzieller Verlust im Projekt entsteht)