Kosten von Organisationen, die nicht Partner im Projekt sind (sogenannte "Dritte"), jedoch Arbeiten ausführen oder Ressourcen bereitstellen, können nur unter bestimmten, im Folgenden beschriebenen Konditionen abgerechnet und erstattet werden. Die beteiligten Dritten müssen in Annex I angeführt sein. (Detailinformationen zu Dritten finden Sie auch im Finanzleitfaden ab S. 46).

Es gibt grds. zwei Arten von Dritten:

1. Dritte, die Ressourcen zur Verfügung stellen
2. Dritte, die selbst Arbeiten im Projekt durchführen
   
   

In diesem Fall stellt der Dritte dem Zuwendungsempfänger Ressourcen zur Verfügung, um diesen in die Lage zu versetzen, Teile der Arbeiten auszuführen. Der Dritte selbst führt keine Arbeiten durch. Die bereitgestellten Ressourcen werden vom Zuwendungsempfänger direkt genutzt und die Arbeiten in der Regel auf seinem Betriebsgelände ausgeführt. Die zur Verfügung gestellten Ressourcen müssen der vollständigen und direkten Kontrolle des Zuwendungsempfängers unterstehen.
Die Kosten für die Ressourcen müssen stets den in den Büchern des Dritten enthaltenen tatsächlichen Kosten entsprechen. Die Verwendung von Pauschalsätzen oder Durchschnittssätzen ist nicht zulässig.

Dies ist dann der Fall, wenn der Zuwendungsempfänger dem Dritten die Kosten für die Ressourcen nicht erstattet, sie jedoch im Form C als erstattungsfähige Kosten im Rahmen des Projekts geltend macht. Sofern zutreffend, müssen diese Kosten dann als Einnahmen angegeben werden.
Die Kosten des Dritten müssen in seinen Büchern exakt erfasst sein, da sie nicht beim Zuwendungsempfänger aufscheinen. Diese Kosten können bei Erfordernis von der Europäischen Kommission überprüft werden.

Beispiel:
Eine Organisation gestattet dem Zuwendungsempfänger für die Ausführung einer Projektaufgabe die Nutzung seiner Installation. Der Dritte erhält dafür keine Erstattung. Sofern der Zuwendungsempfänger die Kosten für die Ressourcen im Projekt erstattet haben möchte, müssen diese in Annex I mit einem Kostenvoranschlag angegeben sein.

Der Fall gilt nicht als Zuwendung Dritter, da dem Zuwendungsempfänger die Kosten selbst entstehen, die er als erstattungsfähige Kosten geltend machen kann. Es muss eine vorherige Vereinbarung vorliegen, welche den Rahmen der Bereitstellung der Ressourcen definiert. Die Erstattung erstreckt sich nur auf die tatsächlichen Kosten, dem Dritten darf kein Gewinn entstehen. Auch hier ist die Europäische Kommission berechtigt, die Kosten des Dritten zu überprüfen.

Beispiel:
Eine Organisation gestattet dem Zuwendungsempfänger für eine Projektaufgabe die Nutzung seiner Installation. Die Organisation (Dritter) bekommt vom Zuwendungsempfänger seine Kosten erstattet. Detaillierte Angaben und Begründungen für den Einsatz des Dritten sind in Annex I des Grant Agreement anzugeben.

Im Ausnahmefall dürfen Dritte, die das Grant Agreement nicht unterzeichnet haben auch Teile der Projektaufgaben ausführen. Der Dritte führt dann die Arbeiten direkt aus und ist dafür gegenüber dem Zuwendungsempfänger verantwortlich. Gegenüber der Kommission bleibt letztlich immer der Zuwendungsempfänger für die Arbeiten verantwortlich.

Nur jene Dritte, die in der Spezialklausel Nr. 10 im Grant Agreement genannt sind, dürfen Teile der Arbeiten für einen Zuwendungsempfänger ausführen. Diese Fälle müssen im Rahmen der Vertragsverhandlungen angegeben werden, damit die Spezialklausel in den Vertrag (Artikel 7) aufgenommen werden kann. Die Spezialklausel bezieht sich nur auf Dritte, die mit dem Zuwendungsempfänger "verbunden" sind. Der Begriff  "verbunden" bezeichnet eine bestehende formelle Beziehung zwischen dem Dritten und dem Zuwendungsempfänger, die durch folgende Merkmale definiert ist:

• Die Beziehung ist breit angelegt und nicht auf das Grant Agreement begrenzt.
• Ihre Dauer geht über die Projektlaufzeit hinaus (in der Regel bestand sie vor dem Projekt und geht darüber hinaus).
• Es existiert eine formelle Anerkennung (z.B. Vereinigungen und ihre Mitglieder, verbundene Unternehmen, Holdings, etc.)

Ad-hoc-Vereinbarungen zur Zusammenarbeit an einem Projekt unterliegen der Spezialklausel deshalb nicht - es müssen grds. beide Rechtspersonen Partner im Projekt werden.

Detaillierte Informationen zu Dritten, die mit der Spezialklausel Nr. 10 mit einem Partner verbunden sind, finden Sie im Finanzleitfaden ab S. 51.
 

UnterauftragsnehmerInnen (Subcontractors) dürfen bestimmte Teile im Projekt ausführen, wenn sie in Annex I vorgesehen sind. Die Kosten sind Bestandteil der direkten Kosten des Zuwendungsempfängers und werden in den Büchern erfasst. Die Kosten können geltend gemacht werden, sofern sie den Vorgaben des Artikel II.14 Grant Agreement genügen. Die besonderen Voraussetzungen für die Vergabe von Unteraufträgen gibt Artikel II.7 Grant Agreement vor - eine Erläuterung dazu finden Sie hier.
Informationen zur Abrechnung von Subcontracting finden Sie hier.