Generell können die tatsächlichen projektbezogenen Reisekosten und die damit verbundenen Unterhaltskosten als direkte erstattungsfähige Kosten angesehen werden, sofern diese den üblichen Verfahren des Zuwendungsempfängers entsprechen und angemessen aufgezeichnet werden.
Es können immer nur jene Kosten abgerechnet werden, die gemäß der organisationsinternen Regeln anfallen dürfen.

Beispiel I:
Gemäß der üblichen Praxis des Zuwendungsempfängers dürfen Führungskräfte Business Class reisen, MitarbeiterInnen müssen Economy Class buchen.
Eine Business Class-Rechnung einer MitarbeiterIn, die im Rahmen eines EU-Projekts ein Meeting besucht hat, ist daher nicht erstattungsfähig.

Beispiel II:
Gemäß der üblichen Praxis des Zuwendungsempfängers müssen alle MitarbeiterInnen innerhalb von Städten die öffentlichen Verkehrsmittel benutzen.
Eine Taxirechnung aus Paris ist daher nicht erstattungsfähig.

Reisekosten müssen im Rahmen des Projekts notwendig sein. Reisekosten im Zusammenhang mit z.B. Konferenzen, auf denen der Zuwendungsempfänger keine besonderen projektbezogenen Arbeiten ausführt, sind nicht erstattungsfähig. Verlängerungen von Reisen aus anderen beruflichen oder privaten Gründen sind nicht erstattungsfähig.

Werden im Unternehmen Reise- und Unterhaltskosten als Pauschalbetrag oder nach Tagessätzen erstattet, so gilt der Pauschalbetrag bzw. der Tagsatz als erstattungsfähige Kosten.

Informationen zur Anwendung von Pauschalbeträgen für Aufenthalts- und Unterhaltskosten der Europäischen Kommission finden Sie hier.

Kosten größerer Anschaffungen, die im Rahmen des Projekts getätigt werden dürfen nicht auf einmal angesetzt werden, sondern müssen gemäß den nationalen Regeln abgeschrieben werden. Wird der volle Preis eines Wirtschaftsguts in einem Jahr abgerechnet, gelten diese Kosten als übermäßige Kosten und sind daher nicht erstattungsfähig.

• Nur Ausrüstungsgegenstände, die für Tätigkeiten im Projekt erworben werden, können als direkte Kosten abgerechnet werden. Um als erstattungsfähig zu gelten, müssen die Kosten nach den üblichen Buchführungsgrundsätzen des Zuwendungsempfängers emittelt werden - es muss das übliche Abschreibungssystem angewendet werden. Die Abschreibungskosten dürfen den Kaufpreis nie überschreiten.
• Abschreibungskosten für Ausstattung, die im Projekt verwendet wird, jedoch bereits vor Beginn des Projekts erworben wurde sind erstattungsfähig, sofern die Vorgaben des Artikel II.14 Grant Agreement erfüllt sind.
• Es dürfen nur Abschreibungskosten im Ausmaß der Nutzung der Ausstattung im Projekt abgerechnet werden. Der Umfang der Nutzung (Nutzungsanteil und -zeit) muss überprüfbar sein (z.B. durch Maschinenbücher).

Beispiel:
In einem Projekt wurde ein Mikroskop um 26.000 EUR exkl. MwSt. angeschafft. In Österreich haben Mikroskope eine Nutzungsdauer von 13 Jahren. Das Mikroskop wurde im Projekt durchgehend drei Jahre lang zu 50% verwendet, dann ein Jahr lang zu 100%.
Abschreibung: 26.000 / 13 = 2.000 EUR pro Jahr können im Projekt angesetzt werden. Da das Mikroskop zuerst 3 Jahre zu 50% verwendet wurde, können dafür 1.000 EUR pro Jahr (50% von 2.000 EUR), insgesamt also 3.000 EUR angesetzt werden. Für das Jahr, in dem das Mikroskop zu 100% genutzt wurde, können weitere 2.000 EUR geltend gemacht werden. Es werden daher für das Mikroskop 5.000 EUR erstattet.

In einigen Fällen (z.B. bei Infrastrukturen) können Ausrüstungskosten alle Kosten umfassen, die notwendig sind, um die Betriebsbereitschaft des Gegenstandes herzustellen (Standortvorbereitung, Lieferung, Installation etc.).

Vergabe von Unteraufträgen in Zusammenhang mit langlebiger Ausrüstung:
Gehört zum Ausrüstungserwerb eine bestimmte Leistung (als "Paket"), so gilt diese als dessen Bestandteil. Dies kann aber auch von der Einordnung der betreffenden Kosten in den Büchern des Zuwendungsempfängers abhängig sein.

Finanzleasing mit Kaufoption:
Ein Finanzleasing mit Kaufoption ist gemäß den üblichen Buchführungsprinzipien abzurechnen. Die Kosten, die für das Finanzleasing geltend gemacht werden dürfen jedoch die Anschaffungskosten der Ausstattung nicht überschreiten. Etwaige nicht erstattungsfähige Kosten (z.B. Zinsen) müssen immer herausgerechnet werden.

Ausrüstungsanmietung:
Sofern keine Möglichkeit besteht die Ausrüstung zu kaufen, kann der Zuwendungsempfänger diese auch mieten. Es findet keine Abschreibung statt, die Mietkosten können jedoch angesetzt werden, wenn sie den Grundsätzen des Zuwendungsempfängers genügen und die Anschaffungskosten nicht übersteigen.

Eine Sonderregelung gibt es für Specific Targeted Research Projects (STRePs) im Bereich IKT, bei denen die Kostenkategorie "Others" im Form C gesperrt ist. Die weiteren direkten Kosten können in STRePs entweder unter "RTD" (75%) oder unter "Management" (100%) angegeben werden.
Werden die Kosten unter "Management" angegeben, sollte bereits im Antrag im Kapitel 2.4 ("Ressources to be committed") ausgewiesen werden, welcher Anteil auf tatsächliche Management-Kosten und welcher Anteil auf weitere direkte Kosten entfällt.

Für nähere Auskünfte zu diesen Sonderregelungen wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Ansprechpersonen im Bereich IKT: http://rp7.ffg.at/ikt_kontakt.