In den Beteiligungsregeln sind die Grundbestimmungen für die Beteiligung von Unternehmen, Forschungszentren und Hochschulen im 7. EU-Rahmenprogramm festgelegt. Diese liegen allen weiteren Dokumenten der EG zugrunde, die die Teilnahmemöglichkeiten an EU-Projekten im 7. EU-Rahmenprogramm detaillierter regeln. Zu diesen Dokumenten gehören, unter anderem, die Ausschreibungsunterlagen, die Muster-Finanzhilfevereinbarung (Hauptvertrag und seine Annexe) sowie die Leitfäden der Europäischen Kommission.

Die Projekte, die positiv evaluiert und zur Förderung vorgeschlagen werden, werden zu Vertragsverhandlungen mit der Europäischen Kommission eingeladen. Zur Vorbereitung der Verträge übermittelt die Europäische Kommission (EC) den Teilnehmern teilweise bereits vorausgefüllte "Grant Agreement Preparation Forms (GPFs)" mit jenen Daten, die aus einer zentralen Datenbank der EC generiert werden. Weiters teilt sie den Teilnehmern einen sog. Participant Identity Code (PIC) zu. Der PIC ist quasi mit einer „Kundennummer“ gleichzusetzen und ist teil der "Unique Registration Facility".

Wichtig für die Europäische Kommission und für die Aufnahme der Vertragsverhandlungen ist die Sicherstellung durch Prüfung der rechtlichen Existenz des Teilnehmers, seine finanzielle und operative Kapazität zur Durchführung des Projektes und die Art der Rechtsperson (KMU oder Großunternehmen), welche maßgeblich für die Höhe der Förderungsrate ist. 

Der Vertrag zwischen der Europäischen Kommission und dem Konsortium besteht aus der sog. Muster-Finanzhilfevereinbarung (Hauptvertrag und seine Anhänge - Grant Agreement) und wird entsprechend den Spezifika des gegenständlichen Projektes ergänzt.

Der Hauptvertrag der Finanzhilfevereinbarung (Core Agreement) nennt die Vertragspartner des Projektes und regelt den finanziellen Beitrag der Gemeinschaft, die Höhe des Vorfinanzierungsbetrages, die Berichtsperioden, ggf. die Anwendung von Sonderbestimmungen und das Inkrafttreten des Vertrags sowie die Laufzeit des Projektes.

Der Hauptvertrag der Muster-Finanzhilfevereinbarung (Core Agreement) hat die folgenden Anhänge:

• Annex I beschreibt die technische Durchführung des Projektes und ist v.a. Gegenstand der Verhandlungen mit der Europäischen Kommission.
• Annex II enthält die allgemeinen Bestimmungen, die für die Durchführung des Projektes unabhängig von der Förderschiene gelten. Diese sind nicht Gegenstand der Vertragsverhandlungen.
• Annex III enthält Bestimmungen, die nur für spezielle Förderschienen gelten ( z.B. Forschung zugunsten spezieller Gruppen wie KMU oder Civil Society Organisations).
• Annex IV – VII:
  Formblatt A: Mittels des Formblatts A treten alle Projektteilnehmer der Finanzhilfevereinbarung bei, mit Ausnahme des Koordinators. Dieser unterzeichnet die Finanzhilfevereinbarung mit der Europäischen Kommission.

Formblatt B dient bei Beitritt eines neues Partners.

Formblatt C: Mittels dieses Formblattes erklärt der Vertragspartner seine Kosten gegenüber der Europäischen Kommission.

Formblatt D und Formblatt E sind Richtlinien für die Wirtschaftsprüfer für die Zertifizierungen der Finanzierungserklärungen und der Abrechnungsmethoden.