Grundsätzlich können Kosten für MitarbeiterInnen, die Arbeiten im Rahmen eines FP7-Projektes ausführen, in der Kostenabrechnung (Financial statement, Form C) geltend gemacht werden. Damit diese Kosten seitens der Europäischen Kommission als förderfähig anerkannt werden, müssen neben den Vorgaben des Artikels II.14 EU-Fördervertrag (Grant Agreement) folgende Kriterien erfüllt sein:

Das Projektpersonal muss:

• direkt (unbefristet oder befristet) bei der projektteilnehmenden Organisation angestellt sein (in Übereinstimmung mit nationalem Recht),
• unter der alleinigen Verantwortung und fachlichen Kontrolle der projektteilnehmenden Organisation arbeiten und
• in Übereinstimmung mit den üblichen Organisationspraktiken entlohnt werden.

Für die Personalkostenabrechnung muss der Stundensatz pro ProjektmitarbeiterIn ermittelt werden.
Die Personalkosten im Projekt setzen sich zusammen aus: Stundensatz x Projektstunden im EU-Projekt.

Die produktiven Stunden sind nach der Organisationsmethode zu ermitteln und können durch Berechnung
1)  einer Standardzahl von Produktivstunden oder
2)  der tatsächlichen individuellen produktiven Stunden je ProjektmitarbeiterIn bestimmt werden.
Wenn bei der Verwendung von 1) die tatsächlichen produktiven Stunden die Standard-Produktivstunden überschreiten, gelten erstere für die Berechnung des Stundensatzes. Es können im Fall 1) aber nie mehr Stunden abgerechnet werden als die Anzahl der Standard-Produktivstunden.
Bei Verwendung von 2) können maximal die tatsächlichen individuellen Produktivstunden abgerechnet werden.
Generell sollten die tatsächlichen Produktivstunden mit den Standard-Produktivstunden weitestgehend übereinstimmen.

Jede abgerechnete Personalstunde muss belegt werden, da ein wirksames Zeiterfassungssystem eine Voraussetzung für die Erstattungsfähigkeit der Personalkosten ist. Informationen zur Zeitaufzeichnung finden Sie hier.

Personalkosten, die üblicherweise zu den Overheadkosten der Organisation zählen (z.B. Management, Assistenzen oder sonstiges Verwaltungspersonal) können nur dann in einem EU-Projekt als direkte Projektkosten abgerechnet werden, wenn diese Personalstunden buchhalterisch aus den indirekten Kosten herausgerechnet und als direkte Kosten verbucht wurden.

Personalkosten können mittels Durchschnittssätzen abgerechnet werden, sofern die Organisation alle in Art. II.14.1 (a)-(d) Grant Agreement genannten Punkte erfüllt. FAQ des Research Enquiry Service der Europäischen Kommission zu diesem Thema finden Sie unter den Downloads auf dieser Seite.

(a) Die Methode der Berechnung der Durchschnittspersonalkosten muss mit dem üblichen Buchhaltungssystem des Zuwendungsempfängers übereinstimmen und einheitlich auf alle Projekte im 7. Rahmenprogramm angewendet werden.
(b) Die Methode muss auf tatsächlichen Kosten basieren, die in den gesetzlich vorgeschriebenen Büchern festgehalten sind (nicht auf geschätzten oder budgetierten Kosten!).
(c) Die Methode muss die Herausrechnung aller nicht-erstattungsfähigen Kosten sowie jener Kosten ermöglichen, die unter anderen Kostenkategorien abgerechnet werden (Doppelverrechnung ist verboten!).
(d) Die Zahl der produktiven Stunden, mit denen die Durchschnittssätze berechnet werden (Teiler), muss den üblichen Managementprinzipien des Zuwendungsempfängers entsprechen sowie die tatsächlichen Arbeitsstandards – im Einklang mit nationalen Vorgaben – widerspiegeln sowie auf prüffähigen Daten beruhen.

Personalkosten, die basierend auf den oben erwähnten Kriterien ermittelt und in einem Projekt des 7. Rahmenprogramm abgerechnet werden, gelten als nicht signifikant von den tatsächlichen Kosten abweichend.

Beispiel:
Eine Kategorie von ForscherInnen in einer Organisation (zB. A-ForscherInnen) beinhaltet 2 Forscher, Forscher 1 mit einem Gehalt von EUR 48.000 und Forscher 2 mit einem Gehalt von EUR 36.000. Die Gesamtkosten der Kategorie belaufen sich daher EUR 84.000, die produktiven Stunden betragen in diesem Fall zB. 3400 Stunden (1700*2). Der durchschnittliche Stundensatz der Kategorie beträgt daher EUR 24,71 (84.000/3400).
Sofern die Organisation an einem EU-Projekt teilnimmt und A-Forscher einsetzt, kann die Organisation immer EUR 24,71 für eine Stunde abrechnen, unabhängig davon ob Forscher 1 oder Forscher 2 die Projektaufgaben tatsächlich ausführt.

Es besteht die Möglichkeit die Durchschnittssatzberechnungsmethode durch eine(n) WirtschaftsprüferIn zertifizieren und anschließend von der EU Kommission genehmigen zu lassen (Erstellung eines Durchschnittspersonalkostenzertifikat – „Certificate on Average Personnel Costs“, CoMAv), dies ist für die Abrechnung von Durchschnittspersonalkosten aber nicht mehr notwendig.

Ein erklärendes Dokument der Kommission zur Anwendung der Durchschnittspersonalkosten finden Sie unter den Downloads auf dieser Seite.

KMU-EigentümerInnen, die kein Gehalt beziehen aber Personalkosten in einem EU-Projekt abrechnen möchten, können nun ihre angefallenen Projektstunden mit Pauschalsätzen abrechnen. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach den Personalkostensätzen der Marie Curie Maßnahmen (Spezifisches Programm People). Es werden dabei die Erstattungssätze des Arbeitsprogrammes jenes Jahres herangezogen, in welchem der betreffende Call publiziert wurde. FAQ des Research Enquiry Service der Europäischen Kommission zu diesem Thema finden Sie unter den Downloads auf dieser Seite.

Die Formel in Art. II.14.1 GA zur Berechnung der Pauschalrate für KMU-EigentümerInnen ohne Gehalt lautet:

{Annual living allowance der entsprechenden ForscherInnenkategorie aus jenem People Arbeitsprogramm des Jahres in dem der Call publiziert wurde / Standardzahl der Jahresproduktivstunden} multipliziert mit {Länderkorrekturkoeffizient desselben Arbeitsprogrammes / 100}

Die Standardzahl der Jahresproduktivstunden belaufen sich auf 1575 Stunden. Achtung! Es können in einem EU-Projekt pro Jahr nicht mehr Stunden als diese Anzahl abgerechnet werden.

Hier kommen Sie zum Berechnungstool der Europäischen Kommission zur Berechnung des Stundensatzes

Beispiel:
Eine österreichische KMU-Eigentümerin ohne Gehalt, deren Organisation alle Kriterien des Annex II.15.2 GA erfüllt und daher 60% als Pauschale für die indirekten Kosten verrechnen darf, nimmt an einem Forschungsprojekt teil, das in einem im Jahre 2009 veröffentlichten Call eingereicht wurde.
- Die KMU-Eigentümerin hat zum Zeitpunkt der Deadline des Calls 4 Jahre Erfahrung
- 2011 arbeitet sie 800 Stunden für das Projekt
- Es fallen 2011 EUR 3.000 other direct costs für RTD activities (travel costs) an

Während der Vertragsverhandlungen kalkuliert sie die Personalkosten nach der Formel in Art. II.14.1 GA und trägt diese in die Tabelle unter lumps sums/flat rates ein.

Erste Abrechnungsperiode:
Am Ende der ersten Abrechnungsperiode (zB. Jänner 2011 – Dezember 2011) wendet sie die Formel auf die tatsächlichen, für das Projekt aufgewendeten Stunden in diesem Jahr an. Das Gehalt aus dem Arbeitsprogramm 2009 von People für eine/n ForscherIn mit 4 Jahren Erfahrung, beläuft sich auf 54.300 EUR/Jahr. Sie hat 800 Stunden auf das Projekt gearbeitet.
54.300 / 1575 = 34,476 * 102,2 (Länderkorrekturkoeffizient für Österreich) / 100 = 35,234 EUR/Stunde

Personalkosten:
750 Std. RTD activities * EUR 35,234 = EUR 26.425,5
50 Std. Management activities * EUR 35,234 = EUR 1.761,7

Total direct costs RTD activities = EUR 26.425,5 + 3000 = EUR 29.425,5
Total indirect costs RTD activities =  EUR 29.425,5 X 60% = EUR 17.655,0
Total costs RTD activities = EUR 47.080,5
EU funding = EUR 47.080,5 X 75% = EUR 35.310,38

Total direct costs Management activities = EUR 1.761,7
Total indirect costs Management activities = EUR 1.761,7 X 60% = EUR 1.057,0
Total costs Management activities = EUR 2.818,7
EU funding = EUR 2.818,7 X 100% = EUR 2.818,7

TOTAL EU funding für 2011 = EUR 35.310,38 + EUR 2.818,7 = EUR 38.129,08

KMU-EigentümerInnen können ab nun keine Durchschnittspersonalkostenzertifikate (CoMAv) mehr einreichen. Sofern Sie aber bereits im Besitz eines geltenden CoMAv sind, besteht die Wahlmöglichkeit zwischen der weiteren Anwendung des CoMAv oder der Verwendung der Pauschalen aus dem Spezifischen Programm People.

Ein erklärendes Dokument der Kommission zur Anwendung der Marie Curie-Pauschalraten finden Sie unter den Downloads auf dieser Seite.