Verhandlungen werden über die technischen, die rechtlichen und die finanziellen Details geführt – also einerseits über den Inhalt des Annex I (DoW) und andererseits über das Budget für die Projektgesamtdauer und die einzelnen Projektperioden.

Das Dokument „Structure of Annex I to the Grant Agreement (Description of Work)“ finden Sie unter: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/ShowDoc/Extensions+Repository/General+Documentation/Guidance+documents+for+FP7/Negotiations+and+amendments/negotiation_en.doc und in den „Negotiation Guidance Notes“.

Technische Vertragsverhandlungen
Inhalte der technischen Vertragsverhandlungen sind:

• die Adaption des Proposals laut Evaluation Summary Report (ESR);
• die Ausarbeitung der Projektziele – die Ziele müssen SMART sein: „specific, measurable, attainable, realistic, timely“;
• eine genaue Festlegung des Arbeitsplanes;
• eine Definition der Arbeit jedes Teilnehmers und bei einer künftigen Konsortiumserweiterung;
• die Einigung über „Deliverables“, deren Inhalt, Timing und deren „Dissemination Level“;
• die Einigung über „Project Milestones and Assessment Criteria“;
• der Zeitplan für „Project Reviews“ (sollten idealerweise synchron mit „Reporting Periods“ sein).

Finanzielle Vertragsverhandlungen
Der Inhalt der finanziellen Vertragsverhandlungen ist vor allem die Einigung über budgetäre Angelegenheiten wie der maximalen EU-Zuwendung für die gesamte Laufzeit, die Aufteilung des Budgets, Subcontracting und etwaige Third Parties, die Projektperioden, Reviews, Aktivitäten und das Pre-financing.

Rechtliche Vertragsverhandlungen
Der rechtliche Teil der Verhandlungen beinhaltet eine Analyse der endgültigen Zusammenstellung des Konsortiums und Verhandlungen über „Special clauses“, sofern eine oder mehrere Spezialklauseln ausgewählt wurden. Die Spezialklauseln finden Sie unter: http://rp7.ffg.at/upload/medialibrary/Special_Clauses_2011_03_02_V7.pdf.
Auch andere Aspekte wie zB. das Startdatum des Projektes wird in den rechtlichen Vertragsverhandlungen verhandelt.
In diesem Stadium bewertet die Kommission auch ob der Koordinator die benötigten Management-Fähigkeiten, die Leistungsfähigkeit und Erfahrung besitzt um seine Aufgaben als Koordinator gut erfüllen zu können.