Der „Letter of invitation to negotiations“, die förmliche Einladung zu den Verhandlungen, ergeht an den Koordinator, der die Partner davon in Kenntnis setzt.

Dieser enthält:

• Evaluierungsergebnisse
• Verhandlungsmandat (Appendix I der Negotiation Guidance Notes)
• Ethical Review Report

In den Evaluierungsergebnissen werden eventuell Punkte dargestellt, die während den Verhandlungen zu behandeln sind. Der Evaluation Summary Report (ESR) der unabhängigen ExpertInnen (EvaluatorInnen), ist beigelegt.

Das Verhandlungsmandat beinhaltet Vorschläge für Klarstellungen und Änderungen, die am Projekt durchgeführt werden sollen (basierend auf dem Evaluation Summary Report), die maximale Höhe der EU-Zuwendung und die vorgeschlagene Dauer des Projekts.
Die Kontaktdaten des zuständigen Project Officers (PO) und des Administrative Officers bei der Europäischen Kommission sind beigelegt. Der PO stellt den Vertreter der Kommission dar und führt die Verhandlungen durch. Er schlägt Zeit und Ort für etwaige Verhandlungstermine vor (normalerweise Brüssel oder Luxemburg).

Sofern ein Ethical Review (bei ethisch relevanten Themen) durchgeführt wurde, enthält der „Letter of invitation to negotiations“ auch einen Ethical Review Report (nur relevant für Projekte, die z.B. Versuche an Menschen oder Tieren, die Bearbeitung oder Sammlung persönlicher Daten oder Sicherheitstechnologien mit Auswirkung auf die Privatsphäre und Freiheitseingriffe beinhalten). Nähere Informationen zu ethischen Fragen in FP7 finden Sie im Participant Portal unter Horizontal Issues/Ethics. Der Ethical Review Report enthält Empfehlungen, Bedingungen und Maßnahmen für die Verhandlungen und „Description of Work“ (DoW).

Security Aspects Letter (SAL)
Sofern im betreffenden „Guide for Applicants“ ein „Security Aspects Letter“ (SAL) vorgesehen war muss dieser dem Vorschlag (Proposal) beigelegt werden. Er beschreibt alle relevanten Abläufe und Informationen, die für das Proposal vonnöten sind. Diese werden dann in den Vertragsverhandlungen genauer spezifiziert.
Die sicherheitsbezogene Forschung beinhaltet spezielle Anforderungen, die in engem Zusammenhang mit sensiblen Informationen und dem Schutz der Bürger stehen. Bei Projekten der sicherheitsbezogenen Forschung stellt eine Endversion des SAL einen Teil des Grant Agreements dar, die während den Vertragsverhandlungen mit Hilfe von nationalen Sicherheitsbehörden ausgearbeitet wird.
Der „Security Aspects Letter“ enthält vor allem Informationen über den Level der Klassifizierung von Background (geistiges Eigentum der Partner, welches sie bereits vor Abschluss des Grant Agreement besaßen) und Foreground (Resultate des Projektes und damit zusammenhängende geistige Eigentumsrechte) sowie welcher Partner zu welchem Wissen Zugang hat, etc.

Deadlines
Der „Letter of invitation to negotiations“ und/oder das Verhandlungsmandat enthalten zwei wichtige Termine. Einerseits bis zu welchem Datum das Konsortium den ersten Draft Annex I des Grant Agreements (GA) und die Grant Agreement Preparation Forms (GPF) mit allen benötigten Dokumenten (siehe unten) einreichen müssen und andererseits das Ende der Vertragsverhandlungen.

TIPP:
Vor Beginn der ersten Verhandlungsrunde mit dem Project Officer der Europäischen Kommission ist es für die Antragsteller ratsam, sich das Model Grant Agreement mit seinen Annexen durchgelesen zu haben. Es stellt den rechtlichen Rahmen für die Finanzierung und Durchführung des Projektes dar. Diese Vereinbarung wird am Ende der Vertragsverhandlungen unterzeichnet.
(Das Model Grant Agreement finden Sie unter: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/fp7_documentation)

Dokumente
Zu Beginn der Vertragsverhandlungen, noch vor der ersten Verhandlungsrunde, werden die Antragsteller aufgefordert, einen Draft Annex I (Description of Work – DoW) einzureichen. Dies ist größtenteils eine aktualisierte Version des Part B des Proposals, das anhand der Kommentare der Kommission vom Konsortium überarbeitet wurde. Annex I stellt einen Teil des GA dar und muss klar die konkreten Ziele und erwarteten Ergebnisse beschreiben. Die Forschung, die technologische Entwicklung und die Demonstration inklusive „greifbarer“ Resultate des Projektes müssen darin definiert werden.
Zusammen mit dem Draft Annex I muss auch eine erste Version der Grant Agreement Preparation Forms (GPF) eingereicht werden. Die GPF bestehen zu dem Zweck, die Zuwendungsempfänger zu identifizieren. Teile der GPF werden zur Erstellung des „Project Fact Sheet“ verwendet. Sie stellen Standardformulare dar, die für alle Projektteilnehmer (auch für jene, die keine Förderung beantragen) ausgefüllt werden müssen. Sie sind verpflichtend über das Online-Tool NEF (Negotiation Forms, Verhandlungsformulare der Kommission) auszufüllen. Informationen zu den NEF Sessions finden Sie online unter http://ec.europa.eu/research/participants/help/display/iKnowextern/NEF+Documentation.

Übersicht über die Grant Agreement Preparation Forms
A1   Our Project (Beschreibung des Projekts)
A2.1, A2.2 Who we are (rechtliche Informationen)
A2.3 Authorised Representative(s) (rechtliche(r) Vertreter der Organisation)
A2.4  How to contact us (Kontaktdaten)
A2.5  Our commitment (Verpflichtungserklärung)
A2.6  Data Protection and Coordination Role, nur für Koordinator
A3.1, A3.2 What it costs (Geschätzte Kosten)
A4   Bank Account (Bankdaten)

Eine Ausfüllhile für alle GPF/NEF-Forms finden Sie unter http://ec.europa.eu/research/participants/help/display/iKnowextern/All+NEF+Forms.

Informationen zu den GPF finden Sie unter: http://ec.europa.eu/research/negotiation/
Startseite des NEF (über Participant Portal erreichbar, ECAS Account vonnöten): https://webgate.ec.europa.eu/nef/
NEF Documentation (User Guide): http://ec.europa.eu/research/participants/help/display/iKnowextern/NEF+Documentation

Der erste Draft Annex I ist via Email, die GPF via NEF (Negotiation Forms) an den PO zu übermitteln.