Die Vertragsverhandlungen enden bei einer Einigung über alle technischen, finanziellen und rechtlichen Details.
Das Konsortium sendet dann dem Project Officer die Endversion aller relevanten Dokumente zu. Die GPFs aller Teilnehmer müssen in Papierform, ungebunden, auf weißem Papier mit Originalunterschriften vorliegen (NEF-Ausdruck, Ausfüllhilfe online zu finden unter http://ec.europa.eu/research/participants/help/display/iKnowextern/NEF+Budget+Forms).
Die „authorised representatives“, die rechtlichen Vertreter aller Partner, müssen das Formular A2.5 unterzeichnen, der/die des Koordinators zusätzlich das Formular A2.6.

Vertragsunterzeichnung
Nach Einigung über alle technischen, finanziellen und rechtlichen Details und Übermittlung aller relevanten Informationen an die Kommission, erfolgt die Erstellung eines Grant Agreement (GA) durch die Kommission. Dieses wird dem Koordinator übermittelt. Der „authorised representative“ des Koordinators unterzeichnet zwei Originale des GA und retourniert diese an die Kommission. Die Kommission unterzeichnet diese sobald alle internen Prozesse erfolgreich abgeschlossen sind.
Das Grant Agreement tritt mit Unterzeichnung der Kommission in Kraft.
Der Koordinator übermittelt eine Kopie des GA an die Partner im Konsortium. Die Partner treten dem Grant Agreement mittels Form A (Annex IV GA) bei. Jeder Partner muss drei Form A von seinem „authorised representative“ unterzeichnen lassen und anschließend dem Koordinator für dessen Unterschrift senden.
Sobald der Koordinator alle Form A unterzeichnet hat schickt er ein Original an jeden Partner, eines an die Kommission und eines wird in seiner Organisation abgelegt.

Die Kommission hat für die Vertragverhandlungen eine „Negotiation Checklist“ erstellt. Diese befindet sich in Appendix 5 (S. 4) der Negotiation Guidance Notes.