Häufig vorkommende Fehler im 6. Rahmenprogramm:
- Die abgerechneten indirekten Kosten basieren auf den üblichen Overheads der Organisation (im Rahmen des Vollkostenmodells)
Indirekte Kosten sind jene Kosten, die nicht unmittelbar dem Projekt zugerechnet werden können, für die jedoch im Einklang mit den Buchführungsprinzipien des Partners festgestellt und begründet werden kann, dass sie in unmittelbarem Zusammenhang mit den dem Projekt zugerechneten erstattungsfähigen direkten Kosten entstanden sind. Daher können auch diese Kosten im Projekt abgerechnet werden.
Die indirekten Kosten, die im Projekt abgerechnet werden, sollen einen fairen Anteil der Overhead-Kosten der Organisation darstellen.
- Bei Partnern, die das FCF oder AC-Modell für die Kostenabrechnung verwenden, wird ein Pauschalbetrag von 20% der erstattungsfähigen direkten Kosten (ohne Kosten für Subcontracting) erstattet, um die indirekten Kosten zu decken.
- Partner, die das FC-Modell verwenden, müssen in ihrem Buchhaltungssystem nachweisen können, dass die indirekten Kosten mit den direkten Kosten in Zusammenhang stehen. Tatsächliche indirekte Kosten können verrechnet werden, wenn sie den üblichen Verrechnungsgepflogenheiten entsprechen und den Prinzipien des Vertrages nicht widersprechen (vor allem keinen Profit abwerfen). Die Verrechnung der indirekten Kosten kann entweder mittels Aufschlags einer „Overhead-Rate“, die zu den Projektstunden addiert wird (z.B. 20 € pro verrechneter Stunde) oder mittels Addition eines Prozentsatzes auf die Personalkosten (z.B. 75% der direkten Personalkosten).
Kosten, die durch andere Projekte, andere Abteilungen oder Standorte aufgewendet werden, können nicht in die indirekten Kosten des Partners inkludiert werden.
Die blinde Verwendung von Zuschlägen darf nicht dazu führen, dass mehr als ein fairer Anteil der Overheadkosten abgerechnet wird.
Aus diesem Grund ist es wahrscheinlich, dass nicht die „Standard-Overheads“ der Organisation verwendet werden können, sondern diese angepasst werden müssen.
Alle unzulässigen Kostenelemente (wie z.B. Kapitalkosten und Zinsen, USt), sowie Kosten, die nicht mit der Forschung in Zusammenhang stehen (z.B. für Einkauf, Produktion, Marketing, Vertrieb) müssen aus den indirekten Kosten ausgeschieden werden.
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