• Personalkosten basieren auf budgetierten, geschätzten oder anderen Kostenannahmen (z.B. aus dem internen Verrechnungssystem der Organisation; basierend auf Marktraten etc.)
• Personalkosten beinhalten die Kosten eines „In-house consultant“, der auf Basis eines Konsulentenvertrages entlohnt wird (kein Arbeitsvertrag, keine direkte Weisungsgebundenheit, kommerzielles Stundensätze etc.)
• Personalkosten beinhalten Überstunden, die nicht ausbezahlt wurden
• Die Berechnung des Stundensatzes erfolgt nach einem „maximalistischen Prinzip“ – Division der Kosten der Gehaltsliste durch die Zahl der Projektstunden und nicht durch die gesamten produktiven Stunden (diese beinhalten die „unbezahlte“ Zeit für Verwaltungstätigkeiten etc.)
  

Die Personalkosten müssen das "Brutto-brutto Gehalt" der ProjektmitarbeiterInnen widerspiegeln – sie umfassen den Bruttolohn sowie die Sozialabgaben (z.B. Urlaubsgeld, Pensionsbeiträge, Sozialversicherungsbeiträge etc.) und alle üblichen Zuwendungen (z.B. Dienstwagen).
Kosten von ForscherInnen, die EigentümerInnen der teilnehmenden Organisation sind, am Projekt mitarbeiten und die kein Gehalt sondern eine Gewinnbeteiligung/-Entnahme (z.B. per Rechnung) erhalten, können nicht unter den Personalkosten verrechnet werden, da diese Entlohnung kein Gehalt darstellt.
Es können jedoch statt der Entnahmen Stundensätze eines/r ähnlich qualifizierten Forschers/Forscherin derselben Organisation angesetzt werden, welche diese/r erhalten würde, wenn er/sie dieselbe Arbeit ausführt – exklusive Gewinn, Dividenden und Kapitalgewinne.

Berechnung der Personalkosten

Bei Personen, die zu 100% für das Projekt arbeiten und/oder ausschließlich für das Projekt eingestellt wurden und bei denen es keine Anzeichen dafür gibt, dass sie auch andere Arbeiten als für das EU-Projekt ausführen, können zur Berechnung des Stundensatzes grds. die Personalkosten direkt von der Gehaltsliste/Lohnzettel verwendet werden.

Da der Großteil des Personals jedoch nur teilweise für das Projekt arbeitet, können nur jene Stunden angesetzt werden, die direkt mit dem Projekt verbunden sind. Die Abrechnung muss daher nach der Formel  Produktivstunden im Projekt x Stundensatz erfolgen:

1.) gesamte Arbeitszeit –> gesamte Produktivstunden –> Produktivstunden im Projekt

• Schritt 1: Grundsätzlich kann man von einer gesamten Arbeitszeit von ca. 1680 Arbeitsstunden pro Jahr ausgehen (d.h. 210 Arbeitstage x 8 Stunden – sofern Überstunden unbezahlt sind müssen diese abgezogen werden).  Eine angemessene Anzahl von Krankenstandstagen darf abgezogen werden.
• Schritt 2: Die gesamten Produktivstunden eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin ist jene Zeit, die er/sie „tatsächlich“ gearbeitet hat. Eine angemessene Anzahl an Stunden für Weiterbildung (z.B. Trainings, Seminare, Konferenzen, interne Meetings etc.) können von den gesamten Produktivstunden abgezogen werden, die man zur Berechnung des Stundensatzes benötigt. Jegliche Arbeitszeit, die für Vertriebs- oder Verwaltungstätigkeiten (auch das Verfassen von Proposals) aufgewendet wird, muss jedoch in den gesamten Produktivstunden verbleiben.
• Schritt 3: Eine Schätzung der Produktivstunden im Projekt ist nicht ausreichend. Es muss in der Organisation ein System existieren, das die Zuordnung der Arbeitszeit für das Projekt nachvollziehbar und auditierbar macht. Die produktiven Stunden der ProjektmitarbeiterInnen müssen während der Projektlaufzeit in vernünftiger und verlässlicher Weise aufgezeichnet werden (vorzugsweise durch „time sheets“, die identifizierbar, zertifiziert und glaubhaft sind). Das Zeiterfassungssystem muss die gesamten Stunden erfassen, sofern die ProjektmitarbeiterInnen in mehreren Projekten eingesetzt werden. Die Produktivstunden im Projekt verstehen sich immer exklusive der Zeit, die auf Vertriebs-, Verwaltungstätigkeiten und der Erlangung von Grundwissen verwendet wird.
  Kosten von Mutterschutz und Elternkarenz von Projektpersonal können im proportionalen Ausmaß zur Projektarbeitszeit erstattungsfähig sein, sofern diese Elternzeit gesetzlich vorgeschrieben ist.

2.) Berechnung eines tatsächlichen Stundensatzes
Der Stundensatz ergibt sich aus der Division der individuellen (tatsächlichen) Kosten der/der MitarbeiterIn (Brutto-brutto-Gehalt) durch die gesamten Produktivstunden.

3.) Dieser tatsächliche Stundensatz wird mit der Anzahl der Produktivstunden im Projekt multipliziert und ergibt somit die erstattungsfähigen Personalkosten für diese Person im Projekt.

In-house consultants

Kosten für In-house („Intra-muros“) consultants können als Personalkosten abgerechnet werden, gleich ob sie beim Partner oder bei einem Dritten angestellt sind, sofern gewisse Voraussetzungen erfüllt sind, die den/die ConsulterIn als Teil des Personals aussehen lässt (z.B. das Vorliegen eines Arbeitsvertrages, Weisungsgebundenheit, Anwesenheit im Betrieb, Ergebnisse Eigentum des Partners, ähnliches Gehalt etc.).
Sofern der Partner im Projekt aber einen Werkvertrag mit einem Consulting-Unternehmen eingegangen ist (kein Arbeitsvertrag, keine Weisungsgebundenheit, nicht im Betrieb zugegen, teurer Stundenlohn mit Profit etc.) dann sind diese Kosten unter Subcontracting abzurechnen.