Die Europäische Kommission hat den Auftrag zur Überprüfung ihrer vergebenen Fördergelder. Dies geschieht durch „on-the-spot“ Audits, im Rahmen derer die Richtigkeit der Kostenabrechnung geprüft wird.

Bereits während des 5. Rahmenprogrammes hat die Europäische Kommission bei etwa 10 % der TeilnehmerInnen „on-the-spot“ Audits durchgeführt. Ein „on-the-spot“ Audit der Europäischen Kommission (auch „second level“ Audit genannt) ist jene Überprüfung der Europäischen Kommission, die im 7. Rahmenprogramm gemäß Artikel II.22 Grant Agreement bis 5 Jahre nach Ende des Projektes durchgeführt werden kann.
Der Fokus dieser Audits liegt vor allem bei den erstattungsfähigen Kosten.

Um bis zu 40% des im Rahmenprogramm ausgeschütteten Budgets überprüfen zu können, wird die Zahl der „on-the-spot“ Audits stetig erhöht. Dies bedeutet, dass alle Arten von Organisationen Gegenstand eines Audits werden können. Diese sind:
- große Organisationen (die den größten Anteil der Förderungen erhalten)
- andere Organisationen (stichprobenartig ausgewählt)
- als „riskant“ eingestufte Organisationen (aufgrund von bestimmten Vorkommnissen als riskant eingeordnet)
Der Europäische Rechnungshof (European Court of Auditors) will seine Prüfungstätigkeit ebenfalls ausweiten.

Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass die TeilnehmerInnen des Rahmenprogrammes ihre Kosten ständig überprüfen und auch sämtliche Unterlagen vollständig und übersichtlich bereit halten, um einem möglichen „on-the-spot“ Audit gut vorbereitet entgegentreten zu können.

Stellt ein/e AuditorIn fest, dass ein Förderungsempfänger Zahlungen für nicht erstattungsfähige Kosten empfangen hat, so leitet die Europäische Kommission von sich aus die nötigen Schritte ein ("negative Anpassung"). Der Ausgleich kann entweder mit der nächsten Zahlung der Kommission oder über eine Rückforderung erfolgen. Darüber hinaus können die Erkenntnisse des Audits mittels „Extrapolation“ auf alle anderen Projekte der selben Organisation ausgeweitet werden, wenn der/die AuditorIn vermutet, dass die falsch deklarierten Kosten auf einem Fehler im Kalkulationssystem beruhen. Nur bei einer Anpassung zu Gunsten des Förderungsnehmers ("positive Anpassung") muss dieser von sich aus seine früheren Kostenaufstellungen abändern ("Adjustment") und die entsprechend höheren Kosten deklarieren. 

Zusätzlich zur Korrektur können auch Sanktionen verhängt werden.
Die Kommission darf angemessenen Schadensersatz fordern – grober Vertragsbruch kann zusätzliche finanzielle Bußen nach sich ziehen und zum Ausschluss von der Teilnahme am Rahmenprogramm führen.

Daher ist es besonders wichtig, dass TeilnehmerInnen eines EU-Projekts das Augenmerk auf die Erstattungsfähigkeit der Kosten legen, bevor sie diese im Projekt abrechnen. Auch sollte man immer auf ein etwaiges Kommissions-Audit vorbereitet und alle dafür nötigen Daten und Dokumente verfügbar sein.

Die Europäische Kommission hat eine Webseite eingerichtet, die über wiederkehrende Fehler des 6. Rahmenprogramms berichtet. Diese finden Sie unter http://cordis.europa.eu/audit-certification/. Die relevanten Informationen dieser Webseite finden Sie auch auf Deutsch auf den hier folgenden Seiten.