Generell ist eine Vertragsänderung (Amendment) immer dann nötig, wenn es zu Änderungen im „Core Text“ des Förderungsvertrages (Artikel 1 bis 11 des Grant Agreement) oder zu wesentlichen Änderungen der Arbeitsbeschreibung des Annex I (DoW) kommt.

Beispiele:   Die Geschäftsadresse des Koordinators ändert sich; ein Partner übernimmt Aufgaben und Budget eines anderen Partners; eine Aufgabe, die über „minor subcontracting“ hinausgeht, soll an einen Subcontractor ausgelagert werden.

Annex II und III sind fix vorgegeben; eine Änderung der darin enthaltenen Bestimmungen ist grundsätzlich nicht möglich.

Für den Umstieg auf die elektronische Unterzeichnung des Form C ist ein vereinfachtes Amendment mittels Musterbrief erforderlich. Nähere Informationen dazu finden Sie hier unter „Auswirkungen auf bestehende Projekte“.

Reine Kostenumschichtungen („budget transfer“) – zwischen den Kostenkategorien im Budget eines Partners, aber auch Budgetumschichtungen zwischen den Partnern – sind ohne Vertragsänderung möglich, so lange die inhaltliche Arbeit wie in Annex I beschrieben ausgeführt wird.

Hinweis:  Wenn Sie unsicher sind, ob eine wesentliche Änderung („significant change“) des Annex I vorliegt, kontaktieren Sie Ihren Project Officer.

Bei bestimmten Änderungen muss die Europäische Kommission zwar informiert werden, es genügt aber die bloße Bekanntgabe durch den LEAR. Der LEAR kann die Daten seiner Organisation direkt im Participant Portal unter „My Organisations“ ändern und die entsprechenden Dokumente („supporting documents“) hochladen.

Beispiele:   Die RTD Ltd wird von der RDI-Corp aufgekauft („vollständige Übertragung von Rechten u. Pflichten“); der Authorised Representative der S&T SA geht in Pension und muss ersetzt werden.

Normalerweise wird eine Vertragsänderung vom Konsortium initiiert, wobei der Koordinator das Konsortium gegenüber der Europäischen Kommission vertritt.
Soll mit der Vertragsänderung der Koordinator selbst ausgetauscht werden, so gelten spezielle Regelungen:

a) Der Koordinator bleibt als „einfacher Partner“ im Konsortium: gemeinsamer Antrag von „altem“ und „neuem“ Koordinator

b) Der Koordinator wird gegen seinen Willen abgesetzt und steigt aus dem Projekt aus: gemeinsamer Antrag aller Partner (mit Ausnahme des Koordinators) oder Antrag eines Partners in Vertretung der anderen

Es ist aber auch möglich, dass die Europäische Kommission selbst die Initiative zur Vertragsänderung ergreift. Das ist etwa dann der Fall, wenn ein Fehler im Vertrag entdeckt wurde, oder wenn ein Project Review ergab, dass die Arbeit nicht wie ursprünglich geplant weitergeführt werden soll.

1. Die Vertragsänderung erfolgt durch den Austausch von Briefen („amendment request“ und „approval“). Vor dem offiziellen Ansuchen sollte der/die KoordinatorIn aber bereits informell Kontakt mit dem Project Officer aufnehmen, um die Meinung der Kommission einzuholen, offene Fragen zu klären und so bei der eigentlichen Vertragsänderung Zeit zu sparen. Werden mehrere Vertragsänderungen auf einmal beantragt, können sie nur als Paket angenommen oder abgelehnt werden.

2. Ansuchen sind immer schriftlich (Fax oder E-Mail genügt nicht) an die im Artikel 8.1 des GA angegebene Kontaktadresse der Europäischen Kommission zu richten. Das Ansuchen ist von dem/r im Förderungsvertrag angegebenen gesetzlichen VertreterIn („Legal Representative“) des Koordinators für das Konsortium zu unterschreiben. Die Nummer des Förderungsvertrages ist anzugeben.

3. Verwenden Sie die Musterbriefe aus dem Amendments Guide (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/ShowDoc/Extensions+Repository/General+Documentation/Guidance+documents+for+FP7/Negotiations+and+amendments/amendments-ga_en.pdf) und legen Sie die dort angegebenen Dokumente („supporting documents“) bei. Nachweise darüber, dass das Konsortium mit der beantragten Änderung einverstanden ist (z.B. ein Protokoll), müssen vom Koordinator aufbewahrt werden – auch wenn sie dem Ansuchen nicht beizulegen sind.

4. Eine Vertragsänderung auf Initiative des Konsortiums tritt mit der Unterschrift des „Authorising Officers“ der EK in Kraft. Mit diesem Tag wird der geänderte Vertrag auch rechtlich wirksam, es sei denn, im Ansuchen um Vertragsänderung wurde ein anderes Datum angegeben.

Beispiel: Am 1.8.2012 beantragt die rechtliche Vertreterin des Koordinators, die F&E GmbH mit 1.7.2012 als neuen Partner ins Projekt aufzunehmen. Der Antwortbrief der EK ist mit 12.9.2012 datiert. Die Vertragsänderung tritt mit 12.9.2012 in Kraft, wird aber schon rückwirkend mit 1.7.2012 rechtswirksam. Die F&E GmbH kann daher ab 1.7.2012 Kosten über das Projekt abrechnen.

5. Antwortet die EK nicht innerhalb von 45 Tagen, gilt dies grundsätzlich als Ablehnung des Ansuchens. In diesem Fall sollten Sie nochmals Kontakt mit dem Project Officer aufnehmen. Muss der Vertrag aber nur wegen dem Einstieg oder Ausstieg eines Partners (nicht des Koordinators!) geändert werden, gilt eine Nichtantwort innerhalb von 45 Tagen als stillschweigende Zustimmung.

6. Bitte bedenken Sie, dass die praktische Abwicklung einer Vertragsänderung von diesem theoretischen, im Audit Guide beschriebenen Muster abweichen kann. So wird für den Informationsaustausch zwischen Europäischer Kommission und Konsortium und für die die Eingabe der geänderten Daten normalerweise das Web-basierte Tool NEF eingesetzt. Während der Amendment Session im NEF ist keine Reporting Session (Kostenabrechnung mittels Form C) möglich!