Jede Organisation muss im Zuge der Nutzung der URF (Unique Registration Facility, einheitliches Registrierungssystem der Kommission) eine Person nominieren, die als LEAR (Legal Entity Appointed Representative) die vorgesehenen Aufgaben übernimmt. Der LEAR ist der bestellte Vertreter der Rechtsperson, der für die rechtlichen und finanziellen Daten der Organisation verantwortlich ist.

• Der LEAR ist die Schnittstelle zwischen der Kommission und der Organisation für alle Angelegenheiten, die mit dem rechtlichen Status seiner/ihrer Einrichtung in Verbindung stehen.
• Der LEAR versorgt die Kommission mit aktuellen rechtlichen und finanziellen Informationen (er/sie sendet auch Dokumente, sofern welche notwendig sind) und trägt dazu bei, die Firmendaten in der URF auf dem aktuellen Stand zu halten.
• Der LEAR kommuniziert seine/ihre Rolle innerhalb seiner/ihrer Organisation und informiert jene Mitarbeiter, die für Proposals und Grant Agreements zuständig sind, über den PIC und dessen Verwendung.

Ein LEAR ist für all jene Organisationen essentiell, die sich in den Vertragsverhandlungen befinden, bzw. kurz davor stehen. Da es sein kann, dass einige Organisationsdaten in der URF nicht richtig eingetragen sind, braucht man den LEAR, der Zugang zur URF hat. Nur er/sie kann etwaige Fehler in der URF mittels „Online-Request“ beheben und damit die Organisationsdaten richtig stellen.

Nominierung des LEAR: Sofern eine Organisation noch keinen LEAR bestimmt hat, ist folgendermaßen vorzugehen:

1. Es ist zu überlegen, wer die Rolle des LEAR in der Organisation übernehmen kann. Hierbei ist zu bedenken, dass der LEAR für die Übermittlung der rechtlichen und finanziellen Informationen an die Kommission zuständig ist und nicht für das EU-Projekt selbst verantwortlich sein muss.
2. Die Dokumente LEAR Appointment Form und LEAR role and tasks müssen heruntergeladen, sorgfältig ausgefüllt und ordnungsgemäß vom rechtlichen Vertreter der Organisation unterschrieben werden. 
3. Danach sind diese Dokumente entweder per Post an das Validation Team nach Brüssel zu senden (An: Europäische Kommission, Research Executive Agency, FP7 Support (A1), COVE 13/132, B-1049 Brüssel, Belgien) oder per Mail an [email protected].

ACHTUNG: Der LEAR der Organisation wird erst bestellt, sobald der PIC der Organisation validiert wurde!

Aktivierung des Zugangs des LEAR (über das Participant Portal): Der LEAR benötigt für die Aktivierung seinen/ihren Benutzernamen und den PIN Code.

• Erst erhält er/sie ein Email der Kommission, das die Erstellung des Benutzerkontos bestätigt, den Benutzernamen sowie den Hyperlink zur Aktivierung enthält und beschreibt wie man die Aktivierung durchführen muss.
• Die Kommission versendet den benötigten PIN Code per Post an den LEAR – danach kann die Aktivierung durchgeführt werden.
  Bis die Kontaktdaten des ernannten LEAR in der Datenbank der Kommission eingetragen sind, kann es zwischen 2 und 4 Wochen dauern. Erst nach dieser Eintragung werden die PIN Codes und Aktivierungsmails verschickt.

FAQ LEAR
Was ist ein LEAR?
Wie wird ein LEAR bestellt?
Welche Rolle und Aufgaben hat ein LEAR?
Kann ich eine beliebige Person aus der Organisation als LEAR bestellen?
Ich habe die Unterlagen zur Bestellung des LEAR eingesandt. Wie lange sollte ich warten, bis ich die URF nutzen kann, um Datenänderungen vorzunehmen?
Wohin muss ich die Dokumente zur Bestellung des LEAR senden?

Für Auskünfte und Beratungen zum Participant Portal wenden Sie sich bitte an den/die jeweilige/n thematische/n NCP zu finden unter http://rp7.ffg.at/kontakt.
Universitätsangehörige erhalten Auskünfte zum Participant Portal und den jeweiligen Rollen und deren Vergabe innerhalb der Universität von ihrer jeweiligen Forschungsservicestelle.