In Artikel 31 der Beteiligungsregeln für das 7. Rahmenprogramm sowie in Artikel II.14 des Annex II des Grant Agreement wird die Erstattungsfähigkeit von Kosten definiert.

Erstattungsfähige Kosten…

• müssen tatsächlich entstanden sein (reale, keine fiktive Kosten)
• müssen dem Zuwendungsempfänger entstanden sein (Belege sind bis zu fünf Jahre nach Projektende aufzubewahren)
• müssen während der Dauer des Projekts entstanden sein (Ausnahme: Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung des Abschlussberichtes – bis 60 Tage nach Ende des Projekts möglich)
• müssen im Einklang mit den üblichen Rechnungslegungs- und Managementgrundsätzen des Zuwendungsempfängers ermittelt worden sein
• müssen einzig dem Zweck der Projektzielerreichung dienen (nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz entstanden sein)
• sie müssen in den Büchern des Zuwendungsempfängers erfasst und nachweisbar sein
• sie müssen im veranschlagten Gesamtbudget in Annex I (estimated budget) angegeben sein

Nicht erstattungsfähige Kosten sind…

• feststellbare indirekte Steuern, einschließlich der Mehrwertsteuer/USt
• Abgaben (Zölle, etc.)
• Schuldzinsen
• Rückstellungen für eventuelle künftige Verluste oder Verbindlichkeiten
• Wechselkursverluste, Kosten in Verbindung mit Kapitalerträgen
• im Zusammenhang mit einem anderen Gemeinschaftsprojekt angegebene, angefallene oder erstattete Kosten (Vermeidung von Doppelförderung)
• Verbindlichkeiten und damit verbundene Zinsen, übermäßige bzw. leichtfertige Ausgaben