Das Participant Portal bietet einerseits Zugang zu den Projekten und dem Reporting in den Projekten und andererseits Zugang zu den organisationsbezogenen Informationen der TeilnehmerInnen in Projekten (siehe URF).

Im Participant Portal existieren daher zwei verschiedene Ebenen zu vergebender Rollen:

Je nach Ebene, in der ein/e MitarbeiterIn der Organisation für Rollen "nominiert" wurde, sind ihm/ihr verschiedene Rechte zugewiesen. Unterschiedliche Rechte bedingen unterschiedlichen Zugriff auf Projekt- und Organisationsdaten im Participant Portal.

ProjektmitarbeiterInnen werden zumeist keinen Zugang zu den Organisationsdaten haben, während der LEAR oftmals in keinem Projekt mitarbeitet und daher für keine projektbezogene Rolle nominiert sein wird.

 

Im Participant Portal existieren 4 Stufen zu vergebende projektbezogene Rollen.
Die teilnehmenden Organisationen können die interne Rollenvergabe frei entscheiden - es sollten die Nominierungen jedoch immer sinnvoll vergeben werden und wirklich nur jenen Personen Rollen zugewiesen werden, die tatsächlich im Projekt arbeiten.

Primary Coordinator Contact
(am Bild oben ist dies jener Coordinator Contact mit der roten Kappe)
Die Rolle des Primary Coordinator Contact ist im Participant Portal (PP) vordefiniert – der Kontaktperson aus den EPSS-Formularen des Koordinators wird diese Rolle zugewiesen.
Er/Sie ist Hauptkontaktperson zwischen Kommission und Konsortium in den Vertragsverhandlungen.
Der Primary Coordinator Contact hat Lese- und Schreibrechte in allen elektronischen Tools der Kommission und Zugang zu allen Formularen der Organisation sowie zu allen gemeinsamen Formularen des Konsortiums und kannn Formulare zu Kommission "submitten".

Rollenvergabe:
Diese Rolle kann nur von der Kommission geändert oder gelöscht werden.
Der Primary Coordinator Contact kann zusätzliche Coordinator Contacts  sowie Task Managers und Team Members innerhalb seiner Organisation bestimmen.
Der Primary Coordinator Contact kann die Participant Contacts in allen Partnerorganisation im Konsortium ändern und löschen.

Coordinator Contact(s):
Der/Die Coordinator Contact(s) haben Lese- und Schreibrechte in allen elektronischen Tools der Kommission und Zugang zu allen Formularen der Organisation sowie zu allen gemeinsamen Formularen des Konsortiums und kannn Formulare zu Kommission "submitten".
Coordinator Contact können bis zu fünf Personen innerhalb der koordinierenden Organisation sein.

Rollenvergabe:
Alle Coordinator Contacts können zusätzliche Coordinator Contacts sowie Task Managers und Team Members innerhalb ihrer Organisation bestimmen.

Participant Contact:
Die Participant Contacts sind im Participant Portal (PP) bereits vordefiniert – der Kontaktperson aus den EPSS-Formularen der Partner wird diese Rolle zugewiesen.
In jeder Partnerorganisation können bis zu fünf Personen Participant Contact sein.

Rollenvergabe:
Sofern die Rolle des Participant Contact nicht korrekt zugewiesen wurde oder die Person wechselt, ist eine Änderung durch den Primary Coordinator Contact des Projekts möglich, bzw. kann auch ein bereits definierter Participant Contact einen weiteren Participant Contact innerhalb seiner/ihrer Organistaion nominieren.
Alle Coordinator Contacts können Task Managers und Team Members innerhalb ihrer Organisation bestimmen.

Task Manager:
Alle Task Manager können Formulare ihrer Organisation erstellen und updaten, sowie zu ihren Participant Contacts "submitten".
Es kann beliebig viele Task Manager in der Organisation pro Projekt geben.

Rollenvergabe:
Die Vergabe der Rolle des Task Manager muss durch den Primary Coordinator Contact oder einen Coordinator Contact (sofern Ihre Organisation koordiniert), bzw. durch einen Participant Contact, durchgeführt werden, wenn Ihre Organisation als Partner teilnimmt.
Task Manager können keine Rechte weitergeben.

Team Member:
Team Member haben nur read-only Rechte der Formulare ihrer Organisation.

Rollenvergabe:
Die Vergabe der Rolle des Team Member muss durch den Primary Coordinator Contact oder einen Coordinator Contact (sofern Ihre Organisation koordiniert), bzw. durch einen Participant Contact, durchgeführt werden, wenn Ihre Organisation als Partner teilnimmt.
Team Member können keine Rechte weitergeben.

Detaillierte Informationen zur Rollenvergabe und -änderung der projektbezogenen Rollen im Portal finden Sie hier.

 

Neben den projektbezogenen Rollen, die an ProjektmitarbeiterInnen in der Organisation vergeben sind, existieren noch die organisationsbezogenen Rollen. Personen mit einer solchen Rolle können die Daten der Organisation einsehen und gegebenenfalls "Requests" zur Änderung der Daten über das System an die Europäische Kommission/REA schicken.

LEAR:
Der Legal Entity Appointed Representative kann im Participant Portal:
- organisationsbezogene Daten einsehen,
- Änderungsanfragen ("Requests") an die Kommission/REA senden,
- eine Liste mit allen Projekten der Organisation generieren sowie
- eine Liste mit allen in seiner/ihrer Organisation zugewiesenen Rollen abrufen
- die Löschung einer projektbezogenen Rolle innerhalb seiner Organisation anfordern (z.B. bei Küdigung einer Person).

Rollenvergabe: Die Nominierung des LEAR obliegt den rechtlichen VertreterInnen der Organisation, die Vergabe und die Löschung der Rolle obliegt der Kommission/REA.

Detaillierte Informationen zu den Aufgaben des LEAR und zur Nominierung finden Sie hier.

Account Administrator:
Diese Portalrolle soll an jene Personen vergeben werden, die den LEAR bei der Verwaltung der organisationsbezogenen Daten im Portal unterstützen.
Rollenvergabe: Die Rolle des "Account Administrator" (Abk.: AA) kann nur vom LEAR vergeben werden.

Detaillierte Informationen zur Rollenvergabe und -änderung des Account Administrator im Portal finden Sie hier.

Für Auskünfte und Beratungen zum Participant Portal wenden Sie sich bitte an den/die jeweilige/n thematische/n NCP zu finden unter http://rp7.ffg.at/kontakt.
Universitätsangehörige erhalten Auskünfte zum Participant Portal und den jeweiligen Rollen und deren Vergabe innerhalb der Universität von ihrer jeweiligen Forschungsservicestelle.